Inleiding

Zet de eerste stap op weg naar jouw diploma Basiskennis Boekhouden®

Met deze proefles krijg je een indruk van de beroepsopleiding Basiskennis Boekhouden van NTI. Je krijgt inzicht in de lesstof. Tijdens het lezen van de lesstof kun je jezelf testen door vragen te beantwoorden.

Hoofdstuk 2 Het grootboek

Inleiding

In hoofdstuk 1 hebben we de functie van de balans gezien. Een balans is een momentopname. Maar de tijd staat niet stil, er vinden immers financiële feiten plaats. Hoe dat in de boekhouding wordt verwerkt, ziet u in dit hoofdstuk. De problematiek en het nut van het grootboek illustreren we aan de hand van de volgende case.

Voorbeeld
Het is 1 januari 2010 en ondernemer Jan Boer heeft de balans samengesteld. Het is een kleine balans. Dit is het resultaat:

Dan stapt Klaas Veenman, een klant van Jan, binnen. Klaas wil het nieuwe jaar zonder schulden beginnen. Hij komt de € 2.000 betalen die Jan nog van hem krijgt. Jan neemt de € 2.000 aan en stopt het geld in de kassa. Maar… nu klopt zijn balans niet meer!

Jan moet twee wijzigingen aanbrengen:

• Kas stijgt met € 2.000 van € 10.000 naar € 12.000;
• Debiteuren daalt met € 2.000 van € 11.000 naar € 9.000.

De overige posten blijven hetzelfde. Dit is de aangepaste versie van de balans:

De telefoon gaat, het is Frank Visser. Frank is een vaste leverancier van Jan, bij wie Jan vaak op krediet koopt. Frank heeft € 3.000 (die hij nog van Jan tegoed heeft) nu nodig om zijn belasting te betalen. Jan betaalt even later €3.000. Jan moet zijn balans opnieuw aanpassen:

• Kas daalt met € 3.000 van € 12.000 naar € 9.000;
• Crediteuren daalt van € 8.000 naar € 5.000.

Dit is de aangepaste versie van de balans.

Als Jan de balans af heeft, gaat de telefoon… Het is de accountant, die vraagt wanneer Jan de balans nou eindelijk eens komt brengen. Jan denkt: “Dan zal ik hem ook vragen hoe ik veranderingen in balansrekeningen kan aanbrengen.

Oefenopgave 2A

1. Hoe heet de lijst waarop de bezittingen en schulden worden vermeld voordat de balans wordt samengesteld?
2. Op welke manier heeft Jan bij de eerste balans het eigen vermogen uitgerekend?
3. Klaas heeft goederen op de rekening van Jan gekocht. Dit betekent dat Jan een debiteur/crediteur van Klaas is. (Welk van de onderstreepte woorden is juist?
4. Hoe heeft Jan in de tweede balans het eigen vermogen uitgerekend? Vergelijk deze berekening met vraag b.
5. Jan betaalt Frank Visser € 3.000 per kas. Wat is er met het totaal van de bezittingen gebeurd en wat met het totaal van de schulden?
6. Op welke manier heeft Jan in de laatste balans het eigen vermogen uitgerekend? Vergelijk deze uitkomst met het antwoord van vraag b. en het antwoord van vraag d.
7. Een oud spreekwoord luidt als volgt: ‘ Wie zijn schulden betaalt, verarmt niet’. Leg dat uit met behulp van uw antwoorden op vraag e. en f.

Aan de hand van de situatie van Jan Boer hebt u kunnen zien dat de balanssituatie bij elk financieel feit voor minstens twee veranderingen in de balans zorgt. Het is niet praktisch telkens een nieuwe balans te moeten opstellen. Daarvoor is een ander systeem: het grootboek.

2.1 het grootboek toegelicht

Een balans is een momentopname: door financiële feiten wijzigt de balanssituatie voortdurend.
Om niet telkens de balans te hoeven veranderen, legt de ondernemer een grootboek aan. Het papieren grootboek bestaat uit een aantal grootboekkaarten. Voor elke balanspost wordt op een keert een grootboekrekening aangelegd.

De lineatuur van een papieren grootboekrekening ziet er meestal als volgt uit:

Voor elke post van de balans legt de ondernemer een grootboekrekening aan. De grootboekrekening wordt geopend met het bedrag van de balans:

• rekeningen van bezit worden debet geopend;
• rekeningen van schuld en Eigen vermogen worden credit geopend.

Voorbeeld
Op de balans van een ondernemer is het eerste bezit de post Inventaris met een waarde van € 30.000. de eerste post op de creditzijde is Eigen vermogen € 60.000. deze grootboekrekeningen opent hij als volgt:

Alle financiële feiten zullen telkens op twee grootboekrekeningen worden genoteerd. Deze boekhoudmethode heet dubbel boekhouden: voor één financieel feit wordt zowel een debetboeking als een creditboeking gemaakt.

Oefenopgave 2B

Een rekening van de balans van Jan Boer is nog niet geopend; het gaat om de rekening Crediteuren.

1. Geef op de onderstaande grootboekkaart de opschriften aan.
2. Open de grootboekrekening Crediteuren. Ga uit van de laatste balans van het voorbeeld in de inleiding van dit hoofdstuk.

2.2 Grootboekrekeningen van bezit

De financiële feiten worden op de grootboekrekeningen volgens vaste regels geboekt:

• Regel 1. Een rekening van bezit wordt gedebiteerd bij het ontstaan of het groter worden van het bezit.
• Regel 2. Een rekening van bezit wordt gecrediteerd bij het tenietgaan of het kleiner worden van het bezit.

Voorbeeld
Op 3 januari betaalt een debiteur € 1.500 per kas. Door dit financiële feit veranderen de volgende bezittingen:

• de grootboekrekening Kas neemt toe met € 1.500 en wordt daarom gedebiteerd (regel 1);
• de grootboekrekening Debiteuren neemt af en wordt voor € 1.500 gedrediteerd (regel 2).

Op twee grootboekrekeningen, die op 1 januari zijn geopend, wordt dat als volgt geboekt:

Op twee grootboekrekeningen, die op 1 januari zijn geopend, wordt dat als volgt geboekt:

Oefenopgave 2C

Geef bij de onderstaande financiële feiten aan welke rekening van bezit toeneemt en welke afneemt.

1. Geef aan welke rekening moet worden gedebiteerd en welke moet worden gecrediteerd. Het is handig daarvoor telkens onderstaand schema te gebruiken:
   -  4 januari. Jan Boer koopt per kas nieuwe inventarisstukken voor € 4.000.
   -  5 januari. Jan Boer verkoopt op rekening een partij goederen voor € 2.500. Het betreft hier een oude voorraad. Jan verkoopt ze voor de prijs waarvoor hij ze zelf heeft ingekocht.
   -  6 januari. Jan Boer koopt per kas goederen voor € 5.000.
2. Maak de boekingen op de onderstaande grootboekrekeningen.

2.3 Grootboekrekeningen van schuld

Voor de rekeningen van schuld gelden de volgende boekingsregels:

• Regel 3. Een rekening van schuld wordt gedebiteerd bij het tenietgaan of kleiner worden van de schuld.
• Regel 4. Een rekening van schuld wordt gecrediteerd bij het ontstaan of groter worden van de schuld.

Voorbeeld
Ondernemer Jan Boer betaalt per kas een crediteur € 1.000.

• De grootboekrekening Crediteuren neemt af en wordt gedebiteerd met € 1.000 (regel 3);
• De grootboekrekening Kas neemt af met € 1.000 en wordt gecrediteerd (regel 2).

De boekingen in het grootboek zijn als volgt:

Oefenopgave 2D

1. Hoe worden de volgende financiële feiten in het grootboek verwerkt? Gebruik daarvoor weer het hierna volgende schema:

• 11 januari. Per bank een schuld van € 3.300 aan leverancier J. Peters betaald.
• 12 januari. Op rekening een tweedehands bestelauto gekocht voor € 5.600. Hiervoor moet een nieuwe rekening Bestelauto worden aangelegd.
• Maak de boekingen op de onderstaande grootboekrekeningen.

Oefenopgave 2E

Ondernemer Bert Stok heeft per 1 januari 2010 de balans van zijn onderneming samengesteld. Dit is het resultaat:

a. Open het grootboek met de gegevens van de bovenstaande balans. Gebruik weer onderstaande grootboekrekeningen.

1. Boek de volgende financiële feiten op de grootboekrekeningen in die u hebt geopend.

• 2 januari. Per kas voor € 5.700 een nieuwe computer gekocht.
• 3 januari. Per bank € 2.250 aan leverancier B. Grootsma betaald.
• 4 januari. Op rekening aan afnemer J. Kloosterman verkocht:
  - 500 kg artikel Bolo a € 6 per kg;
  - 200 dozen Prikke a € 7,50 per doos.
  Op deze goederen is helaas geen winst gemaakt.
• 5 januari. Een loods aan de Rosestraat gekocht voor € 75.000. De hypotheek is daarom verhoogd met € 65.000, het restant is per bank betaald.

Let op! Er moeten nu drie rekeningen worden geboekt, maar het totaal van debet en credit is gelijk!

• 6 januari. Oude bureaus, toonbanken en dergelijke per kas verkocht voor € 9.000 dit bedrag is contant afgerekend.
• 7 januari. Overtollig kasgeld van € 7.500 naar de bank gestort.
• 8 januari. Op rekening van B. Bergsma gekocht:
  -  600 dozen Prikky a € 7 per doos;
  -  350 kg Bolo a € 5 per kg